Organizar eventos corporativos pode parecer um desafio e tanto para profissionais que não estão acostumados com esta atividade. Esse pode ser o caso de profissionais de marketing e recursos humanos e até mesmo gestores de empresas que não têm um calendário anual de eventos.
Para ajudar estes profissionais, resolvemos listar algumas das ferramentas que fazem o maior sucesso na organização de eventos em todo o Brasil, e que são um verdadeiro quebra-galho no planejamento, execução e avaliação de eventos.
Planejamento
1. Trello
O Trello é uma ferramenta visual para Gestão de Projetos bastante intuitiva e fácil de usar. Baseada em quadros, listas e tarefas, ela permite a organização e categorização de diferentes eventos ao mesmo tempo e pode ser utilizada de maneira totalmente colaborativa.
E o melhor: ela tem inúmeras funcionalidades gratuitas, além de integrações com o Calendário do Google e Google Drive, por exemplo.
Você pode criar listas com as atividades que devem ser realizadas em cada fase da organização e execução do seu evento, e pode ir alterando a posição das atividades de acordo com a sua evolução no processo.
Inscrições e Check-in
1. Sympla
A Sympla é uma das maiores e mais conhecidas plataformas online de eventos. Com ela, você pode promover seus eventos, enviar e-mails aos inscritos, criar valores diferentes para os ingressos e código de desconto sem se preocupar com toda a estrutura necessária processar as inscrições. E ainda permite o envio de certificado (digital apenas) após o evento. Tudo é feito online, de forma bem prática. Não é necessário pagar mensalidade.
É excelente até mesmo para eventos cuja inscrição é gratuita, mas obrigatória por conta do gerenciamento de lugares. Isso porque ela não cobra taxas sobre inscrições gratuitas. Para os eventos pagos, a taxa é de 10% sobre o valor do ingresso, e essa taxa pode ser abatida do valor do ingresso ou repassada ao comprador. Fica a critério do organizador.
O aplicativo Sympla Organizador permite gerenciar o check-in dos convidados.
2. EventBrite
Semelhante à Sympla, a EventBrite também não cobra mensalidade, nem taxas sobre ingressos que são gratuitos. Porém, há diferentes planos (Essentials, Professional e Premium), onde as taxas sobre as vendas de ingressos variam de acordo com a quantidade de funcionalidades disponibilizadas na plataforma. Vale a pena conferir.
Também conta com um aplicativo próprio para gerenciar a chegada dos participantes, o EventBrite Organizador.
Gestão de Eventos
1. VP Eventos
A VP Eventos é uma plataforma brasileira desenvolvida pensando na gestão de eventos como um todo.
Além de oferecer as funcionalidades disponíveis na Sympla e EventBrite, ela permite envio de -mails e compartilhamento de arquivos com os inscritos, compartilhamento de conteúdo ‘pré-evento’ com todos os inscritos, com diferentes níveis de acesso (mais conteúdo para aqueles que pagaram e conteúdo limitado aos que ainda não realizaram o pagamento, por exemplo).
O interessante é que a plataforma permite o envio de conteúdo por parte dos inscritos também. Eles têm acesso a um painel próprio dentro do seu evento, e podem enviar trabalhos realizados durante um curso ou treinamento.
Essa funcionalidade é sensacional para quem organiza eventos onde a participação do convidado deve ser avaliada de alguma forma, por meio de artigos científicos ou outros projetos.
Conta com planos gratuitos bastante completos e outros pagos, que oferecem acesso ilimitado a todas as funcionalidades do plano gratuito.
2. Eventer
Também criado pensando em uma gestão completa de eventos, o Eventer oferece a possibilidade de gerenciar eventos ilimitados dentro da plataforma, com controle financeiro e gerenciamento de tarefas no plano gratuito.
Você pode convidar todas as pessoas envolvidas na gestão do evento para conferir, em tempo real, as informações sobre a quantidade de inscritos, entre outros.
Os planos profissional e empresarial oferecem ainda mais funcionalidades, como hotsite próprio para o evento, customização com a marca da sua empresa ou do evento, integração com seu próprio site, entre outros.
Divulgação
1. Eventos do Facebook
Para quem deseja divulgar eventos de maneira gratuita, a ferramenta oficial de eventos do Facebook é, sem dúvidas, a melhor opção.
Basta criar um evento com seu perfil pessoal ou a página do seu negócio, incluir as informações de data, local, link para compra dos ingressos, e-mail e telefone para informações e começar a convidar sua rede de contatos.
Os convidados, por sua vez, podem demonstrar seu interesse no evento marcando as opções “comparecerei”, “tenho interesse” ou podem simplesmente “ignorar”. Quando eles marcam ‘comparecerei’ ou ‘tenho interesse’, seu evento é compartilhado com a rede de contatos de cada um desses convidados, o que contribui para o aumento do alcance orgânico de seu evento na rede social.
Ao patrocinar um evento criado na rede social, a publicação irá aparecer para mais pessoas que estão próximas ao local do evento e têm interesses relacionados. Dessa forma, você alcança um público ainda maior para o seu evento!
Feedback
Se você não tem o costume de colher feedback sobre os eventos que realiza, saiba que é uma excelente forma de descobrir o que seus convidados mais gostaram e o que poderia ter sido realizado de forma diferente (o local, a comida, um palestrante ou a programação, por exemplo). É possível obter este feedback por meio do envio de formulários simples aos participantes de seus eventos.
1. Google Forms
Google Forms ou Google Formulários é a ferramenta oficial do Google para a aplicação de formulários. Simples e intuitiva, ela permite a rápida configuração de formulários com perguntas dos mais variados tipos.
É uma excelente ferramenta que funciona tanto para a captação de leads para o seu evento e até organização de fornecedores e patrocinadores, quanto para a realização de questionários para coletar a opinião do público e até mesmo avaliar o Net Promoter Score (NPS).
2. Typeform
Outra plataforma amplamente utilizada para aplicação de formulários, Typeform eleva o nível dos seus questionários, deixando-os muito mais interativos e interessantes de preencher.
Funciona de maneira bastante semelhante ao Google Forms, mas com algumas limitações no plano gratuito.
